1. Aceptación de los Términos
Al adquirir o utilizar una licencia del Sistema Kapital, usted acepta de forma expresa, libre y voluntaria los presentes Términos y Condiciones. Su aceptación implica que ha revisado, comprendido y aprobado el funcionamiento de los módulos del sistema, así como los valores, condiciones de pago, soporte técnico y alcance de las funcionalidades previamente presentadas por Kapital Company o su asesor comercial autorizado.
Estos términos constituyen un acuerdo legal vinculante entre el cliente y Kapital Company, razón por la cual se solicita que sean leídos cuidadosamente antes de hacer uso del sistema. En caso de desacuerdo con alguna de las condiciones aquí descritas, el cliente no deberá utilizar el sistema ni permitir su uso por parte de terceros.
La aceptación también se entenderá formalmente cuando el cliente haya ingresado por primera vez al sistema con su usuario y contraseña, o cuando haya realizado el primer pago, o incluso si se ha iniciado la implementación técnica en sus instalaciones o entorno virtual.
2. Definiciones
Sistema Kapital: Se refiere a la plataforma ERP desarrollada por Kapital Company, que incluye funcionalidades contables, administrativas, de punto de venta, facturación electrónica, análisis de información empresarial, etc..
Licencia: Derecho no exclusivo, intransferible y limitado a utilizar el Sistema Kapital para una razón social identificada con un número de RUC único. Cada RUC requiere una licencia individual.
Cliente: Persona natural o jurídica que contrata una o más licencias del Sistema Kapital y acepta estos Términos y Condiciones.
Usuario Autorizado: Persona designada por el Cliente que utiliza el sistema mediante credenciales propias bajo su responsabilidad.
Asesor Comercial: Representante oficial designado por Kapital Company para brindar información, gestionar contrataciones, emitir cotizaciones, coordinar implementaciones y canalizar solicitudes del Cliente.
Soporte Técnico: Servicio de atención postventa brindado exclusivamente a través de la plataforma oficial de tickets de Kapital Company, con tiempos y condiciones definidos en estos Términos.
Acuerdo Comercial: Documento, cotización o acuerdo verbal validado que define el plan, módulos contratados y condiciones de uso particulares acordadas entre el Cliente y Kapital.
Ambiente de Producción: Plataforma activa del sistema donde se procesan datos reales, facturación oficial y operaciones contables efectivas de la empresa Cliente.
Ambiente de Pruebas: Espacio temporal proporcionado al Cliente para evaluar el funcionamiento del sistema con datos de ejemplo o reales antes de pasar al ambiente de producción. El Cliente dispone de un máximo de siete (7) días calendario desde la entrega del acceso para realizar sus pruebas, validar la operatividad y notificar cualquier ajuste requerido. Una vez finalizado este plazo, se considerará aceptado y aprobado para la implementación definitiva salvo indicación formal en contrario.
3. Alcance y Uso de la Licencia
La licencia del Sistema Kapital es exclusiva, intransferible y está asociada a un único RUC por cada contratación. Bajo ningún concepto podrá ser utilizada para operar múltiples razones sociales, ni compartirse entre entidades distintas, incluso si pertenecen al mismo grupo empresarial.
El Cliente declara haber revisado previamente el sistema y acepta que la funcionalidad entregada corresponde a lo pactado en el acuerdo comercial o demostración previa. La licencia cubre únicamente los módulos y características acordadas. Cualquier funcionalidad adicional deberá ser solicitada por medio de una cotización oficial emitida por el Asesor Comercial de Kapital.
No se incluye dentro del alcance de la licencia:
- Desarrollos a medida no cotizados previamente.
- Modificaciones estructurales del sistema por parte del cliente.
- Reconfiguraciones totales o parciales fuera del plan inicial.
- Acceso a código fuente o configuraciones internas de seguridad.
Cualquier modificación, expansión o integración solicitada después de la contratación deberá seguir un proceso formal de evaluación técnica, cotización, y aprobación. Kapital no está obligado a aceptar todas las solicitudes, y se reserva el derecho de evaluar su viabilidad técnica y funcional.
La licencia es válida únicamente mientras se cumplan los pagos pactados. En caso de mora o incumplimiento, Kapital podrá suspender temporal o permanentemente el acceso al sistema, incluido a sistemas relacionados al grupo empresarial sin que ello implique reembolso o indemnización.
4. Derechos y Restricciones del Usuario
El Cliente, al adquirir la licencia de uso del Sistema Kapital, accede a una autorización para emplear el sistema dentro del marco de funcionalidades contratadas y exclusivamente con fines operativos internos de su organización. Esta autorización implica una serie de derechos, pero también está sujeta a restricciones estrictas que tienen como finalidad preservar la integridad del sistema, la seguridad de los datos y el respeto por la propiedad intelectual de Kapital Company.
4.1 Derechos del Cliente
- Acceder al sistema con los módulos contratados en el plan adquirido.
- Recibir acompañamiento inicial en la implementación y capacitación según lo pactado.
- Presentar solicitudes de mejora, ampliación o integración mediante el canal formal con su Asesor Comercial.
- Solicitar soporte técnico a través del portal oficial de tickets dentro del horario laboral vigente.
4.2 Restricciones y Prohibiciones
- No está permitido modificar, descompilar, copiar, aplicar ingeniería inversa o intentar obtener acceso no autorizado al código fuente, configuraciones internas o arquitectura del sistema.
- Queda prohibido utilizar el sistema para procesar datos de empresas o RUCs distintos al licenciado, así como revender, alquilar o compartir el acceso con terceros.
- Está terminantemente prohibido contratar directa o indirectamente a personal técnico o asesores de Kapital Company para actividades externas no autorizadas, incluyendo capacitaciones, carga de datos, asesorías fuera de horario o durante fines de semana.
- Kapital Company no está autorizado a contratar personal del Cliente, y ambas partes se comprometen a respetar esta cláusula de no captación.
- No se permite alterar las estructuras internas del sistema ni realizar configuraciones avanzadas sin la debida aprobación técnica.
- El uso de herramientas automatizadas, bots, o software externo que interactúe directamente con el sistema sin validación previa por parte de Kapital está prohibido y en caso de detectarse se aplicará las multas económicas que Kapital considere necesarias.
El incumplimiento de cualquiera de estas restricciones podrá derivar en la suspensión inmediata y unilateral del servicio, sin derecho a reembolsos, así como en acciones legales o contractuales que Kapital considere pertinentes.
5. Servicios Incluidos
Los servicios proporcionados dentro de la contratación estándar del Sistema Kapital están claramente definidos según el plan elegido y el acuerdo comercial celebrado entre el Cliente y Kapital Company. A continuación, se detalla el alcance de dichos servicios:
- Acceso al sistema: Ingreso a la plataforma con los módulos contratados y habilitados según la cotización aceptada.
- Configuración inicial: Asistencia técnica en la implementación durante los primeros 15 dias en base de los módulos adquiridos, incluyendo parámetros fiscales, usuarios y permisos esenciales.
- Capacitación inicial: Entrega de videos tutoriales pregrabados y una sesión de capacitación personalizada remota, orientada a facilitar el uso del sistema según el perfil del cliente.
- Soporte técnico: Atención mediante el sistema oficial de tickets disponible en el portal [https://kapitalcompany.com/tickets.html], sujeto a los niveles de servicio contratados.
- Respaldos automáticos: Realización de copias de seguridad en servidores en la nube, bajo políticas internas de seguridad y disponibilidad.
- Cumplimiento tributario: El sistema está adaptado para cumplir con las normativas del SRI en Ecuador, y se realizarán ajustes técnicos relacionados a reformas fiscales solo cuando estén contempladas dentro del plan.
- Ambiente de pruebas: El Cliente cuenta con hasta 7 días para validar el sistema en un entorno de prueba previo al paso a producción.
Todo servicio adicional no contemplado explícitamente en esta lista deberá ser solicitado, evaluado y cotizado formalmente por el Asesor Comercial de Kapital. Esto incluye, pero no se limita a: desarrollos a medida, personalizaciones, integraciones con software externo, cambios en diseño visual, procesos de migración avanzados y capacitaciones adicionales.
Kapital Company se reserva el derecho de rechazar solicitudes técnicas que impliquen riesgos de seguridad, comprometan la arquitectura del sistema o afecten la operatividad general de la plataforma.
6. Política de Soporte y Manejo de Incidencias
Kapital Company provee soporte técnico exclusivamente a través de su portal oficial de tickets, disponible en https://kapitalcompany.com/tickets.html. Todos los requerimientos, consultas técnicas y reportes de errores deben ser ingresados formalmente mediante esta plataforma. Se solicita además que el Cliente revise detenidamente los Términos y Condiciones específicos del sistema de soporte disponibles en esa misma página, los cuales complementan el presente documento y son de cumplimiento obligatorio.
6.1 Exclusiones
No están cubiertos por el soporte técnico:
- Capacitaciones adicionales fuera de la inicial.
- Corrección de datos mal ingresados por el Cliente.
- Soporte para integraciones o desarrollos no contratados.
- Problemas originados por mal uso del sistema o interrupciones de internet.
6.2 Procedimiento ante errores del sistema (bugs)
Todo error debe ser reportado con evidencia (capturas de pantalla y explicación paso a paso). Kapital verificará la existencia del bug y lo resolverá en función de su criticidad. El Cliente acepta que ningún sistema es infalible y que pueden existir errores.
Kapital no se responsabiliza por errores generados por uso indebido, configuraciones alteradas por el cliente sin autorización, o datos manipulados incorrectamente.
7. Confidencialidad y Protección de Datos
Kapital Company reconoce la importancia de la protección de la información y se compromete a manejar los datos del Cliente con responsabilidad, ética y conforme a las mejores prácticas de seguridad informática.
7.1 Información Confidencial
Se considera Información Confidencial toda aquella que no sea de dominio público y que sea compartida entre las partes con ocasión de la implementación, capacitación, soporte o cualquier servicio prestado a través del Sistema Kapital. Esto incluye, pero no se limita a:
- Datos de clientes, proveedores, empleados y usuarios del Cliente.
- Estados financieros, informes, procesos internos y reportes contables.
- Estructuras de configuración del sistema y parámetros personalizados.
- Códigos de acceso, usuarios, contraseñas, y toda credencial operativa del sistema.
Kapital se obliga a no divulgar, compartir, ni utilizar esta información con fines distintos a la prestación de los servicios contratados, salvo autorización expresa y por escrito del Cliente.
7.2 Obligaciones del Cliente
El Cliente también se compromete a mantener en reserva la información técnica y operativa del sistema, incluyendo manuales, videotutoriales, metodología de implementación, lógica operativa, estructura del ERP y cualquier desarrollo personalizado recibido. La redistribución o divulgación a terceros sin consentimiento escrito de Kapital está prohibida.
El Cliente es responsable de garantizar que sus Usuarios Autorizados no compartan claves de acceso, credenciales, documentación interna o videos formativos con personal no autorizado, incluyendo asesores externos, contadores particulares o consultores no validados.
8. Propiedad Intelectual
El Sistema Kapital y todos sus componentes, incluyendo pero no limitándose a su código fuente, arquitectura de base de datos, interfaz gráfica, manuales, estructuras lógicas, algoritmos, documentación, capacitaciones, desarrollos personalizados, funcionalidades internas y configuraciones, son propiedad exclusiva de Kapital Company y se encuentran protegidos por la legislación ecuatoriana e internacional sobre derechos de autor, propiedad intelectual y protección de software.
La contratación de una licencia no concede al Cliente ningún derecho de propiedad sobre el sistema ni sobre sus elementos individuales, sino únicamente una autorización de uso limitada conforme a los términos pactados en este documento y en el acuerdo comercial correspondiente.
8.1 Prohibiciones explícitas
- Está prohibido copiar, modificar, reproducir, compartir o distribuir cualquier parte del Sistema Kapital sin autorización escrita.
- No se permite realizar ingeniería inversa, descompilar, escanear estructuras de base de datos o intentar extraer la lógica del sistema con fines de replicación o análisis.
- El Cliente no podrá ceder, sublicenciar, vender o transferir los derechos de uso del sistema a terceros bajo ningún motivo.
- El uso de imágenes, textos, manuales, configuraciones o herramientas de Kapital con fines promocionales, comerciales, educativos o internos por terceros está prohibido.
Kapital podrá iniciar las acciones legales correspondientes si se detecta una vulneración de sus derechos de propiedad intelectual, incluyendo medidas civiles y penales conforme a lo dispuesto en la normativa vigente. El Cliente asume total responsabilidad por el uso indebido que realicen sus usuarios autorizados o cualquier tercero que acceda por negligencia o incumplimiento de estos términos.
9. Exoneración de Responsabilidad
Kapital Company no se hace responsable por ningún daño directo, indirecto, incidental, especial, emergente, punitivo o consecuente que pudiera derivarse del uso o de la imposibilidad de uso del Sistema Kapital por parte del Cliente o de sus usuarios autorizados.
Esto incluye, pero no se limita a:
- Pérdida de información por mal uso o mal manejo del sistema.
- Interrupciones del servicio originadas por fallas de conexión a internet del Cliente.
- Problemas derivados de configuraciones alteradas por personal no autorizado.
- Fallas en los equipos, redes, software externo o plataformas de terceros usadas por el Cliente.
- Errores provocados por carga incorrecta de datos o ingreso de información defectuosa.
Kapital no garantiza que el sistema esté completamente libre de errores menores o que operará de forma ininterrumpida en todo momento. La plataforma está en constante mejora y evolución, y algunas incidencias técnicas pueden surgir como parte del proceso natural de actualización o mantenimiento.
El Cliente acepta que utiliza el sistema bajo su propio riesgo y responsabilidad, y que ha tomado las precauciones necesarias para proteger su información mediante respaldos, capacitación interna y procesos de control adecuados.
10. Cláusulas Legales Especiales
Con el fin de garantizar claridad, cobertura jurídica amplia y evitar interpretaciones ambiguas que puedan perjudicar a las partes, se establecen las siguientes cláusulas legales de cumplimiento obligatorio:
10.1 Incorporación por Referencia
Estos Términos y Condiciones forman parte integral de todo contrato, orden de servicio, propuesta comercial, factura o cotización emitida por Kapital Company. No será necesario firmar un documento adicional para que estas condiciones sean legalmente vinculantes.
10.2 Duración y Renovación
La licencia contratada tiene la duración establecida en el acuerdo comercial correspondiente. En ausencia de otro plazo, se entenderá que la licencia tiene una vigencia de un (1) año calendario, renovable automáticamente previo cumplimiento de los pagos pactados, salvo notificación expresa con al menos treinta (30) días de anticipación por cualquiera de las partes.
10.3 Revisión de los Términos
Kapital podrá modificar en cualquier momento estos Términos y Condiciones con el fin de adecuarlos a cambios legales, técnicos o comerciales. La versión vigente estará siempre publicada en la web oficial de Kapital. El uso continuado del sistema implica la aceptación de dichos cambios.
10.4 Prevalencia y Contradicciones
En caso de contradicción entre estos términos y otros documentos comerciales o contractuales, prevalecerá la versión más actual publicada oficialmente por Kapital en su página web. Ningún acuerdo verbal tendrá validez frente a lo aquí estipulado.
10.5 Cesión de Derechos
El Cliente no podrá ceder, transferir ni delegar parcial o totalmente su contrato o licencia sin autorización previa y escrita de Kapital Company. La cesión no autorizada será considerada causal de terminación inmediata del servicio.
10.6 Fuerza Mayor
Kapital no será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones debido a causas de fuerza mayor o caso fortuito, tales como desastres naturales, actos gubernamentales, pandemias, interrupciones masivas de telecomunicaciones, huelgas generales o fallas globales de plataformas de terceros.
10.7 Independencia de Cláusulas
Si alguna cláusula de este documento fuera declarada inválida por una autoridad competente, las demás disposiciones seguirán vigentes en su totalidad y continuarán siendo exigibles entre las partes.
10.8 No Renuncia
La omisión del ejercicio de un derecho o el retraso en su aplicación por parte de Kapital no será considerada como una renuncia al mismo ni afectará su derecho a ejercerlo en el futuro.
11. Terminación y Suspensión del Servicio
Kapital Company se reserva el derecho de suspender temporalmente o terminar de forma definitiva el acceso al Sistema Kapital en caso de que el Cliente incurra en cualquier incumplimiento de los presentes Términos y Condiciones o del acuerdo comercial correspondiente.
11.1 Causales de suspensión o terminación
- Falta de pago de las cuotas, mensualidades o valores pactados en los tiempos establecidos.
- Incumplimiento de cláusulas contractuales esenciales, especialmente las relacionadas con uso indebido, seguridad y confidencialidad.
- Contratación directa de personal de Kapital por parte del Cliente sin autorización expresa.
- Alteración no autorizada de la configuración, estructura o lógica interna del sistema.
- Uso de la licencia por múltiples RUCs o razones sociales diferentes sin contrato adicional.
- Acciones que atenten contra la reputación, la propiedad intelectual o la operación técnica de Kapital.
11.2 Procedimiento
En caso de detectarse una causal, Kapital podrá notificar al Cliente por medios electrónicos. Si el incumplimiento no es subsanado en un plazo máximo de cinco (5) días laborables, se podrá proceder a la suspensión inmediata del servicio. La suspensión no implica exoneración de pago por parte del Cliente.
Si la falta persiste por más de quince (15) días, Kapital podrá resolver de pleno derecho el contrato, inhabilitando permanentemente el acceso al sistema y procediendo con las acciones legales correspondientes si hubiere daños o perjuicios derivados.
12. Jurisdicción y Resolución de Conflictos
Este acuerdo se regirá e interpretará de conformidad con las leyes de la República del Ecuador. Para la resolución de cualquier controversia derivada del presente contrato, las partes acuerdan someterse a la jurisdicción de los tribunales competentes de la ciudad de Quito, renunciando expresamente a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de su domicilio presente o futuro.
Las partes se comprometen a intentar en primera instancia una solución amigable mediante comunicación directa y razonable, antes de acudir a instancias judiciales. En este sentido, el Cliente deberá utilizar el canal oficial del sistema de tickets en https://kapitalcompany.com/tickets.html para registrar cualquier disconformidad, reclamo o incidente.
Si no se llegara a una solución directa a través del sistema de tickets y la comunicación formal con Kapital Company, el Cliente se obliga a someter cualquier disputa a un proceso de mediación ante un Centro de Mediación debidamente autorizado por el Consejo de la Judicatura del Ecuador, como paso previo obligatorio antes de cualquier acción judicial.
La revisión de los Términos y Condiciones específicos del sistema de soporte disponibles en esa página es obligatoria, ya que forman parte integral del presente acuerdo y rigen el procedimiento adecuado para el tratamiento de reclamos técnicos o funcionales.
13. Disposiciones Misceláneas
Este apartado contiene cláusulas adicionales necesarias para reforzar la validez y aplicación integral del presente documento, así como para asegurar su continuidad jurídica en distintos escenarios.
13.1 Divisibilidad
Si alguna disposición de estos Términos y Condiciones fuese declarada inválida, ilegal o inejecutable por un tribunal competente, dicha disposición será eliminada o limitada en la medida mínima necesaria, sin afectar la validez del resto del documento.
13.2 No Renuncia
La falta de ejercicio por parte de Kapital Company de un derecho o cláusula contenida en estos términos no constituirá una renuncia al mismo, ni afectará su derecho a exigirlo posteriormente.
13.3 Notificaciones
Toda notificación válida entre las partes deberá realizarse por medios electrónicos a las direcciones de correo previamente registradas o mediante el sistema oficial de tickets. Las notificaciones se considerarán entregadas al momento de su envío si no se recibe rechazo del servidor receptor.
13.4 Versión Electrónica
El presente documento es legalmente vinculante aun cuando se encuentre publicado únicamente en formato digital en la página oficial de Kapital Company. Se considerará leído y aceptado al momento del uso del sistema, incluso si no se encuentra firmado físicamente.
13.5 Idioma
Los Términos y Condiciones se redactan en idioma español. En caso de que existan traducciones para conveniencia del Cliente, la versión en español prevalecerá sobre cualquier otra interpretación.